Bij hybride evenementen moet je vaak nét even anders denken dan bij een volledig live event. Een deel van het publiek kijkt thuis via een videoverbinding mee en is daardoor veel sneller afgeleid dan wanneer je in de zaal zit. Hoe speel je daarop in? Deze vraag stond centraal tijdens het organiseren van de hybride bewonersavond van de Gemeente Apeldoorn bij Orpheus op 2 september 2020. Claudia Koperdraad, Adviseur Kabinet & Evenementen bij de gemeente, vertelt hoe het team van Orpheus met haar meedacht en advies gaf over de invulling van dit bijzondere hybride event.
“Het was eigenlijk de bedoeling om onze bewonersavond over de regionale energietransitie van de Gemeente Apeldoorn ergens in april in de Raadszaal van het stadhuis te houden. Maar dit moesten we natuurlijk uitstellen vanwege de eerste lockdown. Toen de impact van het coronavirus duidelijker werd, ontstond het idee om er een hybride bijeenkomst van te maken”, legt Claudia uit. “De Raadszaal was hiervoor geen optie, daar konden we geen kwalitatieve videoverbinding voor elkaar krijgen. Dus toen kwam Orpheus al snel in beeld: een professionele organisatie die bovendien mooi centraal in de stad ligt.”
Claudia: “Dat de bewonersavond zowel voor de mensen in de zaal als thuis goed te volgen moest zijn, stond voor ons voorop. We zouden het onder andere gaan hebben over het plaatsen van windmolens en dat zorgt bij veel mensen voor bezorgdheid. Iedereen moest dus de gelegenheid krijgen om vragen te stellen, ook online. Omdat Orpheus zoveel ervaring heeft met licht, geluid en techniek wisten we dat de kwaliteit van de bijeenkomst top zou zijn. Maar dat er ook zoveel aandacht zou zijn voor de presentatie en inhoud van ons event hadden we niet verwacht!”
“Samen met het team van Claudia hebben we kritisch gekeken naar het programma van de bewonersavond. Dat bleek vrij lang te zijn waardoor kijkers thuis misschien af zouden haken”, vertelt Salesmanager Wendy van den Hoeven van Orpheus. “Ze hebben het programma toen helemaal omgegooid en een poll uitgezet onder bewoners om te kijken welke onderwerpen zij het liefste besproken wilden hebben. Ook besloten we voor een studio setting in de Rabobankzaal te kiezen, à la ‘De wereld draait door’, omdat dit het publiek thuis het meeste aanspreekt.”
Op de avond zelf zaten zo’n tachtig mensen in de zaal en keken honderd Apeldoorners online mee. Claudia: “Alles liep van begin tot eind ontzettend soepel! Er was goed nagedacht over de looproutes en iedereen werd van achteren naar voren geplaceerd zodat er altijd genoeg afstand gehouden kon worden. Ook online ging alles helemaal goed: mensen konden vragen stellen via de chatfunctie die door ons werden beantwoord en doorgestuurd naar de gespreksleider in de zaal. We kregen achteraf veel complimenten over de kwaliteit van de verbinding en de professionele organisatie.”
“Ook zelf kijk ik erg positief terug op de bewonersavond. Ik had geen idee hoeveel techniek bij zo’n hybride bijeenkomst komt kijken! Dus dan is het erg fijn om zo professioneel ondersteund te worden door Orpheus.”