Niks te doen als Eventmanager tijdens een event? Dat betekent dat alles goed loopt!
De avond ervoor staan er nog 1000 gillende vrouwen bij een optreden van de Chippendales, maar de volgende dag is dezelfde locatie het domein van een congres voor 500 artsen. Er moet veel gebeuren om dat voor elkaar te krijgen. Al vanaf mijn 17e werk ik bij Congrescentrum Orpheus en heb ik zo’n beetje alles gedaan wat je hier maar kan doen. Hierdoor weet ik hoe belangrijk het is wie waar en wanneer moet zijn zodat alles in elkaar draait. Daarin werk ik nauw samen met twee andere Eventmanagers en ons team zodat alles vlekkeloos in elkaar over kan lopen.
Goede voorbereiding is het halve werk
Nadat ik een event krijg overgedragen van onze Eventprofessionals Wendy en Danielle is het zaak als Eventmanager om de opdrachtgever zo snel mogelijk te leren kennen. Wat zijn de wensen? Wat wil de opdrachtgever juist niet? En waar liggen de knelpunten? Alles valt en staat natuurlijk met het idee dat de organisatie heeft. Maar het is ook heel belangrijk om te weten wat de verwachtingen van de congresgasten zijn en daar op in te spelen. Laatst had ik een opdrachtgever die een event organiseerde voor bijna alleen maar vrouwen. Tijdens de eerste kennismaking ging het belangrijkste deel van ons gesprek over hoeveel toiletgroepen wij hebben en of die makkelijk bereikbaar zijn. Bij eerdere events van deze opdrachtgever wilden vrouwen voor en na iedere workshop gemakkelijk naar het toilet kunnen dus voor dat event was juist dat onderwerp heel erg belangrijk.
Voor ieder budget een passend event
Een event is ook afhankelijk van de budgetkeuzes die de organisatie maakt. Als Eventmanager vertalen wij dit weer naar de operatie. Dit kan lastig zijn, omdat een budget niet oneindig is. Kiest een opdrachtgever bijvoorbeeld voor een spreker in een zaal voorzien van één led scherm dan kan het zijn dat wij klachten krijgen over de zichtbaarheid. De gasten weten natuurlijk niet dat wij vier schermen hebben geadviseerd, maar dat het budget dit niet toelaat. De organisator is die dag eigenlijk de eigenaar van de ruimte en het event en neemt dus deze belangrijke beslissingen. Maar wij als gastheer of -vrouw willen natuurlijk wel dat iedereen tevreden naar huis gaat.
De Eventmanager zorgt voor een vlekkeloze samenwerking
Er gaat dan ook veel tijd zitten om het event operationeel in de organisatie te zetten. Ik leg lijntjes uit naar verschillende afdelingen om alles af te stemmen:
- Facilitair: Is de personeelsplanning in orde? Is er een portier om het pand (extra) vroeg te openen?
- De schoonmaak: Welke ruimtes moeten als eerst schoon zodat ze ingericht kunnen worden? En is alles klaar voordat de opdrachtgever komt?
- Keuken: Hoeveel gasten worden er verwacht? Wat is de doelgroep? Zijn er (dieet)wensen?
- Techniek: Wat is er nodig tijdens het congres aan schermen, geluid enz.? Hoe snel moet het event worden afgebroken in verband met een voorstelling dezelfde avond?
Een geweldig event dat ik als Eventmanager gedraaid heb was MBO City. De dag van het mbo werd gevierd met een congres dat bestond uit twee events. Overdag een congrestival (lees hier wat een congrestival is) voor zo’n 750 leraren en 40 standhouders. En ’s avonds het Uitblinkersgala voor zo’n 850 leerlingen en leerbedrijven met een award show, diner en een feest. Er kwam erg veel maatwerk kijken bij dit event. Overdag was er een echt congres en binnen een paar uur was het ombouwen naar een feest met een totaal andere sfeer. Voor mij als Eventmanager is dit heel spannend, maar een echte uitdaging die fantastisch uitpakte. Wil je dit event ervaren? Er is een hele toffe aftermovie gemaakt, bekijk hem hieronder.
