Dat iedereen ernaar snakte om elkaar weer live te ontmoeten was wel duidelijk. Na twee coronajaren werden er in 2022 zelfs meer congressen, beurzen, presentaties en andersoortige evenementen georganiseerd dan in 2019. Maar twee jaar van beperkingen die opgevolgd werden door een energie- en klimaatcrisis hebben ook nieuwe inzichten opgeleverd binnen de evenementenbranche. Hoe zorg je ervoor dat jouw congres eruit springt en hét event is waar iedereen over napraat? Wij zetten vijf congrestrends voor je op een rij die anno 2023 niet meer weg te denken zijn. Laat je inspireren!
- Beleven en triggeren
Er is een strijd om tijd en aandacht gaande en bezoekers zijn kritischer dan ooit. Zorg daarom voor een event waar van alles te beleven valt. Geen plenair programma (in één zaal) dus, maar talks, workshops en acts in verschillende ruimten. Of breng juist al je sprekers samen in één Foyer! Geef je gasten een koptelefoon en laat ze afstemmen op de frequentie van hun favoriete spreker (principe als tijdens een silent disco). Laat je gasten zelf hun programma samenstellen en hun dag zo efficiënt mogelijk indelen. Een congrestival, waarbij je congres met een blokkenschema à la festival ingedeeld is, blijft daarom populair. Gasten stippelen zelf hun programma uit en kunnen op die manier alles meemaken waar ze interesse in hebben. Maak je congres bovendien het bezoeken waard door elementen toe te voegen die je alleen op locatie kunt beleven, zoals netwerken.
- Flexibiliteit
De tweede congrestrend vloeit eigenlijk voort uit de eerste: flexibiliteit. Doordat bezoekers kritisch kijken naar het programma en de meerwaarde van een congres, wordt vaker op het laatste moment besloten om wel of niet te gaan. Maak duidelijk hoe je congres er precies uit gaat zien en blijf zo flexibel mogelijk. De congreslocatie die je kiest, speelt hierin een grote rol. Spar vooraf met je eventmanager en stippel samen de weg naar succes uit. Hij of zij zorgt er dan voor dat er snel geschakeld kan worden wanneer er wijzigingen zijn. Bij Congrescentrum Orpheus zijn we gewend om mee te denken en meerdere scenario’s voor je uit te werken. Tip: nog geen duidelijkheid over de inhoud van je programma? Leg dan eerst de locatie en gewenste ruimtes die je denkt nodig te hebben op tijd vast, dan kun je later inhoudelijk gaan vormgeven.
- Aandacht
Een van de grootste redenen dat bezoekers naar congressen en events komen is om te ontmoeten en te verbinden. Elkaar in de ogen kijken, netwerken en van elkaar leren. Aandacht voor alle gasten is dus echt iets waarmee je je kan onderscheiden. Een event valt of staat met een scherp oog voor detail. Door jouw eventmanager te informeren over de doelen en doelgroep kan er in thema worden meegedacht. We stellen graag ons netwerk open om jouw event zo persoonlijk mogelijk in te richten. Je gasten voelen zich hierdoor gezien en bevestigd in hun beslissing om voor jouw event te kiezen.
- Rust
De keerzijde van een congres waar overal wat te beleven valt: gasten raken overprikkeld. Vooral na een periode waarin iedereen heeft ervaren hoe fijn het kan zijn om veel thuis te werken en van de natuur te genieten, kunnen evenementen met een overvol programma snel teveel zijn. Zorg daarom ook voor plekken waar bezoekers even rust kunnen pakken om naar een podcast te luisteren bijvoorbeeld. Een omgeving waar het rustig is en waar fijne stoelen en banken staan is hiervoor ideaal. Ook in het programma zelf kun je mentale rustmomenten inbouwen door een muzikaal optreden of een grappige act toe te voegen. Of laat je gasten met een broodje in de hand het naastgelegen park in lopen. Frisse lucht is altijd een goed idee.
- Duurzaamheid
In 2023 ontkom je er niet meer aan: nadenken over hoe je elk aspect van je congres zo duurzaam mogelijk kunt maken. Sprekers invliegen vanuit het buitenland? Kies liever voor lokale sprekers en betaal een treinkaartje voor ze. Denk verder aan het inzetten van bussen die je gasten vanaf het station naar je congres brengen, reserveer ov-fietsen of laat ze vanaf het station wandelen naar het event. En zorg op de route naar Congrescentrum Orpheus al voor wat passende teasers. De locatie draagt ook een steentje bij aan het verduurzamen van je congres. De manier waarop zij bijvoorbeeld omgaan met afvalscheiding, verlichting of energie, maakt veel impact. Bij Congrescentrum Orpheus liggen er 156 zonnepanelen op het dak waardoor Restaurant O55 helemaal op zonne-energie draait. Verder zijn er restmaterialen verwerkt in statafels, bijzettafels en bankjes, is het tapijt volledig recyclebaar, is de vloer in de Altioszaal gemaakt van hergebruikte autobanden en wordt er bijna overal LED verlichting gebruikt. Ook wordt achter de schermen al het afval gescheiden. Lees hier meer.
Wanneer je deze vijf congrestrends laat terugkomen, gaan je gasten helemaal geïnspireerd, opgeladen en voldaan weer naar huis. Benieuwd hoe jouw event er uit kan zien bij Orpheus? Bel even met onze eventprofessionals Danielle of Marieke!
