Elkaar echt ontmoeten, kennis delen en netwerken is iets wat compleet veranderd is in de afgelopen maanden. Maar hoe organiseer je een event in deze bijzondere tijden? Hoe zorg je ervoor dat je bijeenkomst sfeervol is ondanks de anderhalve meter afstand? Laat je inspireren door deze coronaproof event ideeën!
Vanwege de 1,5 meter richtlijn mogen er veel minder mensen in een zaal tijdens een presentatie, congres, workshop of training. Maak van je reguliere programma een parallel programma. Gezelschap 1 volgt een plenaire sessie, gezelschap 2 volgt workshops en vice versa. Of verdeel je gasten daarom over meerdere ruimtes en laat je sprekers tussen die zalen rouleren. Als er één spreker is, kijken je gasten in andere zalen via een live verbinding mee. Zo spreek je elkaar toch en deel je informatie op een veilige afstand! Een grote evenementenlocatie met meerdere zalen is hierbij wel een must. Congrescentrum Orpheus heeft bijvoorbeeld drie ruime theaterzalen waar je zonder problemen een parallel programma organiseert. In de ruime foyers zijn er volop mogelijkheden voor je centrale ontmoetingsmomenten op 1,5 meter zoals je ontvangst, pauzemomenten, lunch en borrel. Er wordt altijd met je meegedacht over de meest sfeervolle en slimme programmering en de beste routing.
Deze bijzondere periode heeft ons ook interessante innovaties opgeleverd: met online webinars of events die je volgt via een livestream bereik je vaak meer mensen. Het gemak waarmee je een presentatie of bijeenkomst online bekijkt én erop reageert is voor veel mensen die niet kunnen of willen reizen een uitkomst. Maak je evenement daarom hybride door alles ook live te streamen en interactiemogelijkheden toe te voegen. De mensen in de zaal maken het programma live op veilige afstand van elkaar mee en een ander deel van je gasten volgt het event vanuit huis.
Zeker niet. De gedachte bij 1,5 meter is bij veel mensen “afstandelijk, niet gezellig en weinig sfeervol”. Maar niets is minder waar. Met behulp van goede aankleding en een passend advies van je contactpersoon van de locatie maak je de meest mooie ambiances. Met eenvoudige aanpassingen zoals de aankleding van je buffetten, planten en het slim plaatsen van grote statafels maak je je centrale ontmoetingsruimte weer intiem zoals vanouds maar dan op 1,5 meter afstand. Maar hoe zit het dan in de zalen? Bij Congrescentrum Orpheus hebben ze bijvoorbeeld duurzame tafeltjes laten maken voor in de theaterzalen. Deze worden over de lege stoelen gehangen. Hierdoor is het goed zichtbaar waar je moet zitten én neem je eenvoudig je drankje mee de zaal in. Daar hebben ze van de noodzaak een deugd gemaakt (ook na Corona).
De veiligheid van je bezoekers staat natuurlijk voorop. De veiligheid wordt doorgevoerd tot in de kleinste details. Denk hierbij aan online registraties met tijdsblokken, gefaseerd plaatsnemen in de zalen en gefaseerd de zalen weer verlaten. Het creëren van eenrichtingsverkeer met slimme looproutes. Zelfs het toiletbezoek is op 1,5 meter. Maar ook catering is weer een vak apart. Zo moet al het eten en drinken op je event op een veilige en verantwoorde manier worden bereid en geserveerd. Bij Congrescentrum Orpheus is hier veel aandacht voor (eventueel weer linken naar jullie veiligheidsmaatregelen), tot de lekkernijen voor bij de koffie aan toe. Daarnaast spreken voldoende desinfectiezuilen en extra aandacht voor hygiëne natuurlijk voor zich.
Tip: bespreek goed wat de veiligheidsregels zijn van je evenementenlocatie en geef die van tevoren door aan je gasten. Een goede voorbereiding is immers het halve werk!
Het gebruik van een catchbox of het assisteren bij het opzetten van een headsetmicrofoon. Slechts 2 voorbeelden wat in deze tijden niet meer vanzelfsprekend is. We spreken veelal over de publieke ruimtes maar ook achter de schermen zijn de 1,5 meter regel en de hygiëne eisen hot topic. Vraag altijd naar de protocollen van je techniekleverancier of toeleverancier. Hoe zit het met opbouw en afbouw, hoe waarborgen zij de 1,5 meter, wat zijn de voor hen belangrijke hygiëne eisen? Ook deze experts hebben uitgebreid nagedacht over creatieve oplossingen om de techniek of je opbouw van een evenement op een veilige wijze te realiseren. Vraag ernaar en je zult versteld staan van de professionaliteit!
Bij Congrescentrum Orpheus kan meer dan je denkt! Wij hebben onze ruimtes en protocollen zo ingericht dat events op anderhalve meter veilig en verantwoord kunnen plaatsvinden. Op deze pagina vind je alle informatie over het organiseren van coronaproof evenementen en congressen bij Congrescentrum Orpheus.