Meerdere zalen, livestreams, een live hackathon, dj’s en state of the art techniek. De nieuwste editie van de jaarlijkse Summit van IT bedrijf Thinkwise moest groots worden. Het Apeldoornse bedrijf zocht een evenementenlocatie met veel ruimte, ervaring en waar ze konden groeien in de toekomst. De keuze viel op Congrescentrum Orpheus. Op 12 oktober 2022 zette Thinkwise een spectaculaire summit neer vol interessante talks en technische hoogstandjes. Samen met marketeer Esther van de Pol van Thinkwise en eventmanager Aalon van Beek van Orpheus blikken we terug.
“We waren het er allemaal over eens dat we echt moesten uitpakken dit jaar. De summit van vorig jaar vond helaas helemaal online plaats, dus we wilden nu optimaal benutten dat we elkaar konden zien en spreken”, vertelt Esther. “Thinkwise heeft een platform ontwikkeld waarmee bedrijven heel gemakkelijk hun eigen bedrijfssoftware kunnen maken die altijd up-to-date blijft. We organiseren elke maand een sessie over het gebruik van ons platform, maar zo’n groot event als dit hadden we nog niet eerder georganiseerd. Spannend, maar ook ontzettend tof!”
Exclusiviteit
Esther: “Als Apeldoorns bedrijf kenden we Orpheus natuurlijk al, maar nadat we een rondleiding hadden gehad waren we het er meteen over eens dat de Summit hier moest plaatsvinden. Eén van de fijne dingen bij Orpheus is dat we met de Altioszaal, Hanoszaal, de Nieuwe Foyer, CaféO55 en de VIP Foyer een exclusief deel van het congrescentrum tepakken hadden. Inclusief eigen entree waardoor er geen doorloop was van andere gasten. Hierdoor voelde het alsof Orpheus even helemaal van ons was.” Aalon: “De Nieuwe Foyer, CaféO55 en de VIP Foyer zijn in de afgelopen zomermaanden volledig gerestyled. Dit was één van de eerste grote events in de Nieuwe Foyer! We hebben Thinkwise helemaal meegenomen in onze plannen en hen uitgenodigd voor de opening in september.”
Livestreams, verlichting en geluid
Techniek speelde een grote rol tijdens de Summit. “De rode draad van het event was de hackathon die de dag ervoor al was begonnen. De hackathonteams hadden een speciale plek in de Nieuwe Foyer en tijdens het event in de Hanoszaal schakelden we regelmatig even live naar hen over voor een update. Ook kon je digitaal de dag via een livestream bijwonen en gebeurde er daarnaast veel qua verlichting en geluid om echt een bijzondere ervaring te creëren”, legt Esther uit. Aalon: “Onze techniekpartner Nieuwenhuis schoof daarom al vroeg aan tijdens onze meetings. De techniek moest voor de presentaties in de Altioszaal en de Hanoszaal perfect in orde zijn en de teams van de hackathon mocht het aan niets ontbreken.”
Gevarieerd programma
De summit had een vol programma waarbij gasten voldoende keuze hadden uit verschillende activiteiten. Esther: “Onze bezoekers waren zowel gebruikers van ons platform, partners, potentiële klanten als collega’s. Ontzettend gevarieerd dus! Daarom deelden enkele van onze partners hun gebruikerservaringen in de Altioszaal en gaven onze eigen experts tegelijkertijd presentaties in de Hanoszaal.” Verder was er ook een beursgedeelte met stands in de Nieuwe Foyer waarna je een kijkje kon nemen bij de hackathon. “Na het uitroepen van de winnaar van de hackathon programmeerde het dj duo Saskia & Timo hun muziek live op het podium door middel van code. Een super spectaculaire en sfeervolle afsluiter!” Wie liever wilde borrelen en netwerken, kon dit doen in de Nieuwe Foyer terwijl de dj’s daar via een livestream gevolgd konden volgen.
Advies
“Deze bijzondere dj-act had ik nog nooit gezien. En zo waren er wel meer dingen waarmee Thinkwise ons verraste. Zo zetten ze geurmarketing in en gingen alle gasten aan het eind van de dag met een flesje parfum naar huis, ontzettend interessant! Op mijn beurt kon ik hen weer adviseren over de styling en de catering”, vertelt Aalon. Esther: “Het was zo fijn dat we de lunch en alle andere hapjes en drankjes compleet aan Orpheus over konden laten. Daardoor kon ik me echt op de inhoud focussen. Ook kwam Aalon met het idee om de teams van de hackathon onder de trap in de Nieuwe Foyer te plaatsen zodat ze op een centrale plek in de ruimte werkten en echt onderdeel bleven van het event. We kijken inmiddels terug op een super succesvol event waarover bezoekers nog steeds vol lof spreken. Wat mij betreft gaan we dat volgend jaar weer overtreffen!”
