Door: Mirjam Barendregt, directeur Congrescentrum Orpheus

Tegenvallende bezoekersaantallen voor je evenement: dé angstdroom van iedere organisator. We zien soms dat een ambitieus gastenaantal naar beneden bijgesteld wordt. Hoe krijg je jouw doelgroep zo ver dat ze jouw event niet willen missen? Ik geef je graag een aantal concrete tips voor de planning van een evenement en het uitnodigingsproces.

Jouw event in 6 stappen

1. Plan de datum met zorg

Het lijkt een open deur, maar met een verkeerd gekozen datum valt jouw evenement gegarandeerd in het water. Midden in een vakantie of in de buurt van de feestdagen is voor sommige doelgroepen handig, maar in de meeste gevallen komt het de bezoekersaantallen niet ten goede.
Maart, april, juni, oktober en november zijn populaire congresmaanden. Als je doelgroep dan al voor meerdere events wordt uitgenodigd, kan het te veel worden. Dan kan de keuze voor een rustigere maand misschien verstandiger zijn. Bestaat je doelgroep uit onderwijzend personeel? Dan is een drukke schoolperiode (CITO-toets, examentijd, etc.) of juist een rustige (schoolvakantie) minder handig.

Kortom: bekijk goed wie je doelgroep is, leef je in in zijn of haar agenda en prik dan een datum. Ben je er niet zeker van? Bel een paar mensen uit je doelgroep en check het. Wil je meer weten over het kiezen van jouw doelgroep, dan geef ik je graag nog een leestip: De doelgroep; een succesfactor van je evenement, geschreven door mijn collega Rianne. En wees er op tijd bij, zeker als je grootse plannen hebt!

2. Kies een thema met een actuele invalshoek of vraagstelling

Uiteraard organiseer je een congres of evenement met een goede reden. Een jaarvergadering heeft een andere invalshoek dan de lancering van een product of een beurs met vele technische innovaties. Maar in alle gevallen geldt: jouw doelgroep wil thuiskomen met een verhaal. Met nieuwe kennis die niet uit het vakblad te halen is. Met het antwoord op de vraag waar ze al een tijdje bewust of onbewust mee rondliep. Of met een belevenis die ze twee jaar later nog deelt op een feestje.De uitdaging is ook hier: ken je doelgroep; weet wat er speelt. En speel daarop in met je evenement. Zorg dat er iets nieuws te halen valt en wees niet gemakzuchtig door de meest gevraagde spreker van stal te halen. Komt die spreker toch en moet hij de grote trekker van je event zijn? Eis dan van hem dat hij zijn bijdrage specifiek afstemt op zijn luisteraars van die dag. En vraag welk statement hij wil maken, zodat je dat kunt gebruiken in je uitnodiging.
Wij helpen je graag met het kiezen van de juiste spreker voor je evenement. Kortom: zorg dat je iets in handen hebt waarmee je jouw doelgroep triggert. Zorg voor ‘an offer they can’t refuse’.

3. Zorg voor een zelfverzekerde uitnodiging die staat als een huis

Besteed aandacht en budget aan je uitnodiging. Niets zo demotiverend als een uitnodiging voor een evenement in een standaard e-mail-format, een zelf gefrutseld Word-document of een copy-paste-uitnodiging van vorig jaar. Hiermee krijgt jouw event direct een low-budget uitstraling. Een paar concrete tips op dit vlak:

4. Stuur een voorpretmail met extra informatie

Stuur een paar dagen voordat het event plaatsvindt een (voorpret)mail naar je gasten. Als je deze met zorg samenstelt, zorgt zo’n e-mail ervoor dat er niet op het laatste moment nog afmeldingen plaatsvinden door twijfelaars. De ideale (voorpret)mail is een combinatie van praktische informatie en emotionele overtuiging.

Geef vooral antwoord op de vragen:
– Hoe laat begint het?
– Waar kan ik parkeren?
– Waar moet ik precies zijn?
– Hoe word ik opgevangen?
– Tot hoelaat duurt het?

 

– ‘Stel jouw persoonlijke vragen aan deskundige Y’;
– ‘Je mag zelf een VR-rondleiding uitproberen’;
– ‘Met een exclusief optreden van artiest X’;
– Of laat alvast zien hoe lekker de lunch wordt of hoe exclusief de workshops zijnMet andere woorden: kies zorgvuldig een belofte waarmee je de laatste twijfelaars over de streep trekt.

Met andere woorden: kies zorgvuldig een belofte waarmee je de laatste twijfelaars over de streep trekt.

5. Verbaas je gasten met een bijzonder event en vergeet de inwendige mens niet

Op de dag van het evenement is alles natuurlijk perfect georganiseerd en geregeld. En gebeurt er toch nog iets onverwachts? Dan lossen we dat snel en vakkundig op. Een hele dag, maar ook een halve dag intensief luisteren, praten en netwerken geeft energie, maar kost ook energie. De inwendige mens vraagt ook aandacht; van koffie met iets lekkers tot een aangeklede borrel en van een gezonde lunch tot een diner in festivalsferen. Samen met jou hebben we bedacht wat het moet zijn, vandaag genieten we van de vele complimenten.

6. Doe aan nazorg!

Het evenement is voorbij; de zaal zat vol en je bent meer dan tevreden. Als het goed is je gasten ook! Zorg dat het goede gevoel langer blijft hangen en stuur een napretmail. Hierin neem je op: een korte samenvatting van de bijeenkomst en de uitkomsten daarvan (conclusies van een spreker, een link naar een rapport, etc.) en een aantal foto’s of een gave aftermovie van het evenement. Bedank je gasten hartelijk voor hun komst en bijdrage, en leg zo alvast een goede basis voor een volgend evenement. Is de datum voor het volgende evenement al geprikt? Communiceer deze dan ook meteen. Op naar weer een succesvol evenement, ik hoop (wederom) in Orpheus!

Digitale rondleiding door Orpheus

Meer over dit onderwerp:

Orpheus is opnieuw STER-locatie op MeetingReview

Congrescentrum Orpheus is opnieuw uitgeroepen als STER-locatie voor het jaar 2023 door MeetingReview. Deze erkenning wordt toegekend aan locaties met een gemiddelde jaarscore van boven de 8. Orpheus weet deze prestigieuze titel al vele jaren te behouden, en het gemiddelde blijft zelfs jaar na jaar licht stijgen. Op het moment van schrijven scoort Orpheus zelfs …

Lees verder

Ruimte in overvloed bij Orpheus: onze tips voor grote events

Wist je dat Congrescentrum Orpheus één van de grootste evenementenlocaties uit de regio is? Voor congressen, feesten, beurzen of andere grote events van 250 tot maar liefst 2250 personen hebben we ruimte genoeg. Ga je voor een theaterzaal gecombineerd met een van de foyers? Of juist voor de historische uitstraling van de Grote Kerk? Onze …

Lees verder

Orpheus en de Grote Kerk in Apeldoorn vormen samen unieke congreslocatie

De sfeervolle theaterzalen en eindeloze mogelijkheden van Orpheus in Apeldoorn maakten deze locatie al tot hét congrescentrum centraal in Nederland. Maar ondanks het ruime en flexibele pand komt het voor dat Orpheus een event niet of niet geheel kan faciliteren. De tegenovergelegen, schitterende Grote Kerk biedt dan uitkomst. Orpheus en de Grote Kerk slaan de …

Lees verder

OPDRACHTGEVERS BEOORDELEN ORPHEUS MET

OP MEETINGREVIEW

 

BEL DANIELLE OF MARIEKE OP 055-5270330
OF E-MAIL VIA HET CONTACTFORMULIER

Footer – Nieuwsbrief form

Inschrijven voor onze nieuwsbrief

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.