Tegenvallende bezoekersaantallen voor je evenement: dé angstdroom van iedere organisator. We zien soms dat een ambitieus gastenaantal naar beneden bijgesteld wordt. Hoe krijg je jouw doelgroep zo ver dat ze jouw event niet willen missen? Ik geef je graag een aantal concrete tips voor de planning van een evenement en het uitnodigingsproces.
Jouw event in 6 stappen
- 1. Plan de datum met zorg;
- 2. Kies een thema met een actuele invalshoek of vraagstelling;
- 3. Zorg voor een zelverzekerde uitnodiging die staat als een huis;
- 4. Stuur een voorpretmail met extra informatie;
- 5. Verbaas je gasten met een bijzonder event en vergeet de inwendige mens niet;
- 6. Doe aan nazorg!
1. Plan de datum met zorg
Het lijkt een open deur, maar met een verkeerd gekozen datum valt jouw evenement gegarandeerd in het water. Midden in een vakantie of in de buurt van de feestdagen is voor sommige doelgroepen handig, maar in de meeste gevallen komt het de bezoekersaantallen niet ten goede.
Maart, april, juni, oktober en november zijn populaire congresmaanden. Als je doelgroep dan al voor meerdere events wordt uitgenodigd, kan het te veel worden. Dan kan de keuze voor een rustigere maand misschien verstandiger zijn. Bestaat je doelgroep uit onderwijzend personeel? Dan is een drukke schoolperiode (CITO-toets, examentijd, etc.) of juist een rustige (schoolvakantie) minder handig.
Kortom: bekijk goed wie je doelgroep is, leef je in in zijn of haar agenda en prik dan een datum. Ben je er niet zeker van? Bel een paar mensen uit je doelgroep en check het. Wil je meer weten over het kiezen van jouw doelgroep, dan geef ik je graag nog een leestip: De doelgroep; een succesfactor van je evenement, geschreven door mijn collega Rianne. En wees er op tijd bij, zeker als je grootse plannen hebt!
2. Kies een thema met een actuele invalshoek of vraagstelling
Uiteraard organiseer je een congres of evenement met een goede reden. Een jaarvergadering heeft een andere invalshoek dan de lancering van een product of een beurs met vele technische innovaties. Maar in alle gevallen geldt: jouw doelgroep wil thuiskomen met een verhaal. Met nieuwe kennis die niet uit het vakblad te halen is. Met het antwoord op de vraag waar ze al een tijdje bewust of onbewust mee rondliep. Of met een belevenis die ze twee jaar later nog deelt op een feestje.De uitdaging is ook hier: ken je doelgroep; weet wat er speelt. En speel daarop in met je evenement. Zorg dat er iets nieuws te halen valt en wees niet gemakzuchtig door de meest gevraagde spreker van stal te halen. Komt die spreker toch en moet hij de grote trekker van je event zijn? Eis dan van hem dat hij zijn bijdrage specifiek afstemt op zijn luisteraars van die dag. En vraag welk statement hij wil maken, zodat je dat kunt gebruiken in je uitnodiging.
Wij helpen je graag met het kiezen van de juiste spreker voor je evenement. Kortom: zorg dat je iets in handen hebt waarmee je jouw doelgroep triggert. Zorg voor ‘an offer they can’t refuse’.
3. Zorg voor een zelfverzekerde uitnodiging die staat als een huis
Besteed aandacht en budget aan je uitnodiging. Niets zo demotiverend als een uitnodiging voor een evenement in een standaard e-mail-format, een zelf gefrutseld Word-document of een copy-paste-uitnodiging van vorig jaar. Hiermee krijgt jouw event direct een low-budget uitstraling. Een paar concrete tips op dit vlak:
- Plaats een goede trigger op je uitnodiging:
Als het goed is, weetje precies wat de trigger van jouw event is. Er is een belangrijke spreker, of een spreker met een belangrijke boodschap. Je presenteert het nieuwste onderzoek op jouw vakgebied, er is een beursvloer met 20 innovatieve snufjes waar je bezoekers mee mogen spelen… wat het ook is: roep het met trots in de uitnodiging, op zo’n manier dat de nieuwsgierigheid groeit.
- Zorg voor een nette vormgeving:
Doe het niet zelf, maar laat een vormgever dat doen en vertel hem of haar goed wie je doelgroep is.
- Denk goed na over je verzendwijze en het moment van verzenden
Je doelgroep (en de omvang ervan) bepaalt of je via e-mail of via de post uitnodigt. Voor sommige doelgroepen is per post sturen effectiever. Ook het moment waarop je de uitnodiging verstuurt is van belang. Vraag zo nodig advies van een communicatie-expert of vraag het aan een paar mensen uit de doelgroep.
- Zorg voor een persoonlijke uitnodiging:
Een genodigde moet zich speciaal voelen, ook al maakt hij of zij onderdeel uit van een aangekocht adressenbestand. Ken je de genodigden niet bij naam? Zorg dan voor andersoortige herkenning, namelijk de zogenaamde groepsherkenning. Bijvoorbeeld: ‘Jij bent één van de weinige ICT-deskundigen op het gebied van duurzaam ondernemen. Samen met jouw vakgenoten ben je van harte uitgenodigd…’. Zijn er meerdere van zulke doelgroepen onder je genodigden? Dan is het misschien mogelijk om meerdere soorten uitnodigingen te versturen. Het kost niet veel extra en de conversie stijgt zeker!
- Maak het netwerken drempelverlagend
Kennen de genodigden op je evenement elkaar niet of nauwelijks? Maak dan in de uitnodiging alvast melding van de netwerk-ondersteuning die je biedt (bijvoorbeeld: thematische netwerktafels tijdens de lunchpauze). Voor onzekere gasten kan dit absoluut drempelverlagend werken. Ga je voor een high-end event, dan kun je ook denken aan een diner op de avond voor het event. Je weet dan ook zeker dat je de volgende dag op tijd kunt beginnen.
- Zorg voor een eenvoudige manier van aanmelden
- Bevestig de aanmelding
Zorg voor een vriendelijke en persoonlijke manier van bevestiging van aanmelden, waardoor je gast zich al bij voorbaat echt welkom voelt.
4. Stuur een voorpretmail met extra informatie
Stuur een paar dagen voordat het event plaatsvindt een (voorpret)mail naar je gasten. Als je deze met zorg samenstelt, zorgt zo’n e-mail ervoor dat er niet op het laatste moment nog afmeldingen plaatsvinden door twijfelaars. De ideale (voorpret)mail is een combinatie van praktische informatie en emotionele overtuiging.
Geef vooral antwoord op de vragen:
– Hoe laat begint het?
– Waar kan ik parkeren?
– Waar moet ik precies zijn?
– Hoe word ik opgevangen?
– Tot hoelaat duurt het?
– ‘Stel jouw persoonlijke vragen aan deskundige Y’;
– ‘Je mag zelf een VR-rondleiding uitproberen’;
– ‘Met een exclusief optreden van artiest X’;
– Of laat alvast zien hoe lekker de lunch wordt of hoe exclusief de workshops zijnMet andere woorden: kies zorgvuldig een belofte waarmee je de laatste twijfelaars over de streep trekt.
Met andere woorden: kies zorgvuldig een belofte waarmee je de laatste twijfelaars over de streep trekt.
5. Verbaas je gasten met een bijzonder event en vergeet de inwendige mens niet
Op de dag van het evenement is alles natuurlijk perfect georganiseerd en geregeld. En gebeurt er toch nog iets onverwachts? Dan lossen we dat snel en vakkundig op. Een hele dag, maar ook een halve dag intensief luisteren, praten en netwerken geeft energie, maar kost ook energie. De inwendige mens vraagt ook aandacht; van koffie met iets lekkers tot een aangeklede borrel en van een gezonde lunch tot een diner in festivalsferen. Samen met jou hebben we bedacht wat het moet zijn, vandaag genieten we van de vele complimenten.
6. Doe aan nazorg!
Het evenement is voorbij; de zaal zat vol en je bent meer dan tevreden. Als het goed is je gasten ook! Zorg dat het goede gevoel langer blijft hangen en stuur een napretmail. Hierin neem je op: een korte samenvatting van de bijeenkomst en de uitkomsten daarvan (conclusies van een spreker, een link naar een rapport, etc.) en een aantal foto’s of een gave aftermovie van het evenement. Bedank je gasten hartelijk voor hun komst en bijdrage, en leg zo alvast een goede basis voor een volgend evenement. Is de datum voor het volgende evenement al geprikt? Communiceer deze dan ook meteen. Op naar weer een succesvol evenement, ik hoop (wederom) in Orpheus!
